Automatisch storneren (R-transacties) Sepa Direct Debet
Inleiding
Welke uitzonderingssituaties kent de Europese incasso? De verwerking van de huidige binnenlandse incasso's (Clieop03) kent een aantal uitzonderingssituaties, zoals afkeuring van een incasso-opdracht door de eigen bank en stornering van de incasso door de debiteur. De verwerking van de Europese incasso kent deze ook, maar introduceert tevens een aantal nieuwe uitzonderingen. De afhandeling van deze uitzonderingssituaties gebeurt middels zogenaamde R-transacties. De 'R' staat hierbij voor het type uitzondering, zoals 'Reject' (afkeuring) en 'Refund' (storno).
Hieronder een compleet overzicht van de verschillende R-transacties voor de Europese incasso.
| 1. |
Request for Cancellation (annulering) |
Camt.055 |
Exact Financials: niet ondersteund
|
| 2. |
Reversal (herstelincasso) |
Pain.007 |
Exact Financials: niet ondersteund |
| 3. |
Rejection (afkeuring) |
Pain.002 |
Exact Financials: niet ondersteund |
| |
|
Dagafschrift |
Exact Financials: beschikbaar |
| 4. |
Return (bankstornering) |
Dagafschrift |
Exact Financials: beschikbaar |
| 5. |
Refund (stornering) |
Dagafschrift |
Exact Financials: beschikbaar |
1. Request for Cancellation (annulering)
Annulering voordat de incasso-opdracht is uitgevoerd van een:
- Complete incassobatch
- Post(en) uit een incassobatch
Ondersteunt uw bank uitsluitend annulering zolang de incasso-opdracht nog niet naar de bank van de debiteur is verstuurd, dan kan dit tot maximaal 5 (bij een eerste doorlopende of eenmalige incasso) of 2 (bij een volgende doorlopende incasso) werkdagen voor de incassodatum bij een normale incasso. Bij een zakelijke incasso is dit tot 1 werkdag voor de incassodatum. Ondersteunt uw bank ook annulering van incasso's die al zijn doorgemeld aan de bank van de debiteur, dan is annuleren mogelijk tot de incassodatum.
Annuleringen kunnen op verschillende wijze worden doorgegeven, afhankelijk van de mogelijkheden van uw bank:
- via de Client Service afdeling van de bank
- via het Internet portaal van de bank
- middels aanlevering van een elektronische annuleringsopdracht (Camt.055)
Op het moment van schrijven wordt het Camt.055 formaat nog niet ondersteund door de banken.
2. Reversal (herstelincasso)
Terugdraaien van een onterecht uitgevoerde incasso, nadat deze reeds is geïncasseerd. Dit is een optionele dienstverlening, die niet elke bank ondersteunt. Het terugdraaien van een incasso kan tot 2 werkdagen na incassodatum. Herstelincasso's kunnen op verschillende wijze worden doorgegeven, afhankelijk van de mogelijkheden van uw bank:
- via de Client Service afdeling van de bank
- via het Internet portaal van de bank
- middels aanlevering van een elektronische herstelopdracht (Pain.007)
Op het moment van schrijven wordt het Pain.007 formaat nog niet ondersteund door de banken.
3. Rejection (afkeuring)
Een afkeuring van een individuele incasso voordat deze is uitgevoerd. De afkeuring kan van verschillende partijen afkomstig zijn:
- de bank van de crediteur
- Clearinghouse
- de bank van debiteur (op initiatief van de bank)
- de bank van debiteur (op verzoek van de debiteur).
Met name de bank van de crediteur kan ook een complete incassobatch afkeuren, meestal op grond van technische redenen. Afkeuringen kunnen vanaf het moment van inzending van de incasso-opdracht tot en met de incassodatum worden ontvangen. Afhankelijk van de afspraken met zijn bank, kan de incassant op verschillende manieren en tijdstippen over een afkeuring worden geïnformeerd:
- Mondeling of via andere kanalen door de Client Service afdeling van de bank
- Middels teruglevering van een elektronisch Payment Status Report (Pain.002). Deze optie wordt nog niet door elke bank ondersteund
- Dag na de incassodatum via terugboeking op zijn dagafschrift (beperkt tot afgekeurde individuele incasso's).
Op het moment van schrijven wordt het Pain.002 formaat nog niet ondersteund door de banken. Voor het geval de terugboeking plaatsvindt de dag na de incassodatum op het dagafschrift; binnen Exact Financials kunnen voor de MT940 formaten R-codes worden gedefinieerd op basis waarvan stornering tijdens de matching zal plaatsvinden. Voor Camt.053 zal op basis van een storneringsindicator in het dagafschrift zelf worden aangegeven of stornering van toepassing is.
4. Return (bankstornering)
Stornering van een individuele incasso door de bank van de debiteur, nadat deze incasso interbancair is verrekend. Hiervoor kunnen diverse redenen zijn, zoals bijvoorbeeld:
- Onvoldoende saldo debiteur
- Rekeningnummer debiteur onbekend
Afhankelijk van het type incasso kunnen bankstorneringen ontvangen worden tot:
- 5 werkdagen na incasso voor de normale Europese incasso
- 2 werkdagen na incasso voor de zakelijke Europese incasso
5. Refund (stornering)
Stornering van een individuele incasso op verzoek van de debiteur. Dit is alleen mogelijk bij de normale Europese incasso. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
- Storneren van een geautoriseerde incasso (machtiging afgegeven): de debiteur kan zijn bank hier tot 8 weken na de datum van afboeking, in principe zonder opgave van redenen, opdracht toe geven
- Storneren van een ongeautoriseerde incasso (geen machtiging afgegeven; de zogenaamde Melding Onterechte Incasso): dat kan tot maximaal 13 maanden na de datum van afboeking.
Procedure
- Vastleggen storneringscodes voor SEPA-compliant MT940, GMU02 en CODA2.3
- Vastleggen storneringstermijn (dagen)
- Automatisch boeken
- Handmatig boeken
- Journaliseren
Vastleggen storneringscodes voor SEPA-compliant MT940, GMU02 en CODA2.3 formaten
Voor MT940, GMU02 en CODA2.3 geeft u in [Finance: Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Banken] onder het tabblad betalingskenmerk de storneringscode aan voor het van u van toepassing zijnde formaat. Deze storneringscode wordt door de bank voor het desbetreffende formaat bepaald. De in het rapportageformaat meegegeven storneringscode scheidt de reguliere afschriftregels van de storneringen. Voor het CAMT053 rapportageformaat hoeven geen storneringscodes te worden vastgelegd. In de koppelregels van het CAM053 formaat is aangegeven dat indien Tag RvslInd ( <RvslInd>TRUE</RvslInd>) is gevuld met de waarde "TRUE', dat er sprake is van een stornering.
Voor de overige SEPA rapportageformaten (MT940, GMU02 en CODA2.3) worden de eerdere Cleiop03-storneringscodes vervangen door zogenaamde R-code. Gezien er meerdere R-codes tot een stornering kunnen leiden, kunnen meerdere codes worden ingegeven gescheiden door een ",". Door de introductie van meerdere R-codes, kunnen de diverse redenen van stornering beter tot uitdrukking worden gebracht. De door de verschillende bank gebruikte codes kunnen verschillen.
Vastleggen storneringstermijn (incasso) (Dagen)
In [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken] tabblad bankafschriften legt u het aantal dagen vast waarop een storneringscode ook daadwerkelijk mag leiden tot een stornering. Met de introductie van SEPA verandert er weinig op het gebied van debiteurenrisico's. Bij consumentenincasso (CORE) is het storneringsrecht 56 dagen. Bij een eventuele introductie van zakelijke incasso is storneren helemaal niet mogelijk (B2B).
Inlezen dagafschriften
Als het openstaande bedrag door u is geïncasseerd, dan heeft u middels een (SEPA Direct Debit) incassorun uw bank opdracht gegeven de openstaande bedragen te incasseren. De specificatie op uw afschrift vindt plaats per incassorun. Het geïncasseerde bedrag wordt bruto op het afschrift getoond. Zo ziet u een totaalbedrag op uw afschrift terug voor de geïncasseerde en de gestorneerde gelden; daarnaast worden de gestorneerde incasso opdrachten individueel aangegeven. Hiermee komen de door Equens aangeleverde VerwInfo 4.1 bestanden te vervallen. In SEPA jargon wordt een stornering een uitzonderingssituatie ofwel een "R-transactie" genoemd. Exact Financials Enterprise kan de R-transacties verwerken van het SEPA rapportageformaat CAMT053 en de SEPA-compliant gemaakte MT940 (Diverse banken), GMU02 (ING) en CODA 2.3 (België) formaten. Voor Camt.053 wordt een uitzonderingssituatie herkend op basis van het veld ReversalIndicator <RvslInd>. Als dit veld de waarde "YES" bevat en de waarde van het veld CreditDebitIndicator <CdtDbtInd> gelijk is aan DBIT, dan zal Exact Financials de aangegeven post proberen te storneren. Stornering voor de MT904/GMU02 formaten vindt laats op basis van de ingegeven storneringscodes voor tag :61 in [Finance: Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Banken] tabblad betalingskenmerk. Er wordt geen gebruikt gemaakt van eventuele storneringsgegevens in tag :81.
Automatisch boeken
Nadat u uw dagafschrift heeft geïmporteerd, maakt u automatisch uw boekingsregels aan middels [Finance: Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Automatisch boeken]. Voor MT940/GMU02/Camt.053 worden op basis van de waarde stornering (ja/nee) de gestorneerde incasso's automatisch herkend. Op basis van de in het dagafschrift beschikbare informatie, zal Exact Financials de gestorneerde incasso als openstaande post heropenen. Bij het automatisch stornering worden de volgende uitgangspunten worden gedefinieerd:
- Maximale storneringstermijn
Stornering vindt alleen plaats als de maximale storneringstermijn niet is overschreven.
- Status
Een incassopost kan alleen worden gestorneerd als deze de status "gereed" heeft.
- Frequentie
Een incasso kan maar 1 keer worden gestorneerd
De uisplitsing maakt gebruik van de volgende criteria
- Bankrekeningnummer
op basis van het bankrekeningnummer wordt de juiste debiteur gevonden. Gegeven dat een debiteur uniek identificeerbaar is op basis van zijn/haar bankrekening, dan kan de bankrekening het aantal relevante posten die voor stornering in aanmerking komen verkleinen.
- Bedrag
Het bedrag op het afschrift wordt vergeleken met de in aanmerking komende incassoposten.
- Boekstuknummer
Indien er meerdere incassoregels worden gevonden per debiteur met hetzelfde bedrag die voor stornering in aanmerking komen, dan wordt nagegaan of er een boekstuknummer is terug te vinden in het dagafschrift. Vervolgens wordt het boekstuknummer uit het afschrift vergeleken met de in Exact Financials in aanmerking komende incasso's.
- Incasso omschrijvingen
Als laatste controle worden omschrijvingen in de afschriftregel vergeleken met de omschrijvingen van de mogelijke incassoregels.
Handmatig boeken
Indien de automatische stornering onvoldoende aanknopingspunten heeft gevonden om een incasso te storneren, dan kunt u in [Finance: Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Handmatig boeken] de incassopost handmatig storneren.
Journaliseren dagafschriften
Nadat alle regels van het afschrift zijn afgeletterd, kan het afschrift gejournaliseerd worden. Bij het journaliseren van storneringen wordt altijd een boeking gemaakt op de debiteurengrootboekrekening waarbij gebruik wordt gemaakt van het boekstuknummer van de oorspronkelijke openstaande post. Tijdens het journaliseren van het dagafschrift (Camt.053 of MT940/GMU02/CODA2.3) wordt voor storneringen van SEPA machtingen tevens het incasso type teruggezet.
Finance Manual >
Inhoud > Telebankieren > Uitzonderingssituaties (R-transacties) Sepa Direct Debet
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
24.971.723 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
07-08-2017 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |